Fungsi dan Peranan Kantor Depan(Front Office)
Fungsi dan Peranan Kantor Depan
(Front Office)
A. Fungsi dan Peranan Kantor Depan
Kantor depan (front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan zone kerjanya tidak jauh dari lobi, daerah yang withering ramai hilir mudik tamunya. Oleh karena itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan inn merupakan salah satu bagian dari lodging yang plaing penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh. Tujuan dari kantor depan adalah sebagai berikut.
1. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan lodging dari tahun ke tahun.
2. Meningkatkan jumlah tamu langganan.
3. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu.
4. Membentuk citra lodging yang positif.
Kantor depan lodging memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari inn. Fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut.
1. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, dan memblok kamar.
2. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas baik yang ada di lodging maupun diluar inn.
3. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal.
4. Melaporkan status kamar yang terkini.
5. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu.
6. Membuat laporan yang dibutuhkan oleh inn.
7. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu.
8. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu.
9. Menyelesaikan keluhan tamu.
Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan inn yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra lodging, dan pendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain sebagai berikut.
1. Pemberi Informasi
petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada dihotel maupun diluar inn, informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainya.
2. Penjual (Sales Person)
petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk inn, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan dengan tamu lodging.
3. Wakil Manajemen
petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.
4. Penyimpan Data
sumber information kegiatan inn banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan information tersebut juga dibagian kantor depan. Oleh karena itu, information yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang.
5. Diplomatis
petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan
Secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.
6. Pemecah Masalah
petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari departemen lain.
7. Humas
petugas kantor depan berperan secara baik, dan aktif dalam berhubungan dengan tamu, serta masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra lodging yang baik.
Bagian-bagian Kantor Depan
Bagian front office ada bermacam-macam. Banyak sedikitnya bagian di kantor depan tergantung pada beberapa aspek sebagai berikut:
1. Banyak sedikitnya pekerjaan yang ada di inn.
2. Sistem standar inn yang dianut.
3. Cara pembagian pekerjaan atau tugas-tugas yang ada di dalam bagian.
Pada umumnya, bagian kantor depan terdiri dari beberapa seksi berikut ini.
1. Pemesanan Kamar (Reservation)
bagian reservation adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut segala sesuatu atas pemesanan kamar lodging, baik untuk keperluan perseorangan maupun untuk kelompok (bunch). Tugas utamanya adalah menjawab permintaan pemesanan kamar inn dan memproses seluruh pemesanan kamar inn.
2. Penerimaan Tamu (Reception)
bagian gathering adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut goodbye cara dalam menyambut tamu, baik yang akan menginap maupun yang akan meninggalkan inn. Bagian gathering bertugas mencatat information pribadi tamu yang akan menginap serta mendistribusikan informasi mengenai kedatangan tamu kepada departemen yang lain.
Tugas utama dari assistant adalah menjual kamar inn. Oleh karena itu, pengetahuan mengenai kamar-kamar lodging merupakan kunci keberhasilan penjualan kamar. Seorang secretary harus mengetahui tipe-tipe kamar, letaknya, kelengkapan kamar, tarif, isi kamar, serta dapat memberikan keterangan mengenai kamar yang diminta untuk tamu yang akan menginap di lodging. Rincian tugas gathering adalah sebagai berikut.
- Menyambut tamu tiba.
- Memproses pendaftaran tamu.
- Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.
- Menangani kunci kamar tamu.
- Menjawab telepon dengan cepat and ramah.
- Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar dan rest out.
- Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
- Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan layanan inn.
- Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu dan kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di inn.
3. Data, keys and mail
bagian ini bertugas menangani informasi, surat-surat, dan kunci kamar inn untuk lodging dan untuk kepentingan tamu.
4. Telephone utility
bagian ini bertugas menangani kegiatan yang menyangkut seluruh pelayanan telepon dari inn dan ke lodging baik untuk kepentingan inn maupun kepentingan tamu.
5. Front Office Cashier
FO Cashier bertugas melayani pembayaran rekening pada saat tamu lodging akan menyelesaikan pembayaran rekening inn
Akomodasi Perhotelan Front Desk Front Office GRO inn Info Istilah Job Description Kantor Depan Reception Reservasi Reservation SOP
Kantor depan (front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan zone kerjanya tidak jauh dari lobi, daerah yang withering ramai hilir mudik tamunya. Oleh karena itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan inn merupakan salah satu bagian dari lodging yang plaing penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh. Tujuan dari kantor depan adalah sebagai berikut.
1. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan lodging dari tahun ke tahun.
2. Meningkatkan jumlah tamu langganan.
3. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu.
4. Membentuk citra lodging yang positif.
Kantor depan lodging memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari inn. Fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut.
1. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, dan memblok kamar.
2. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas baik yang ada di lodging maupun diluar inn.
3. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal.
4. Melaporkan status kamar yang terkini.
5. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu.
6. Membuat laporan yang dibutuhkan oleh inn.
7. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu.
8. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu.
9. Menyelesaikan keluhan tamu.
Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan inn yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra lodging, dan pendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain sebagai berikut.
1. Pemberi Informasi
petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada dihotel maupun diluar inn, informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainya.
2. Penjual (Sales Person)
petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk inn, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan dengan tamu lodging.
3. Wakil Manajemen
petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.
4. Penyimpan Data
sumber information kegiatan inn banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan information tersebut juga dibagian kantor depan. Oleh karena itu, information yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang.
5. Diplomatis
petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan
Secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.
6. Pemecah Masalah
petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari departemen lain.
7. Humas
petugas kantor depan berperan secara baik, dan aktif dalam berhubungan dengan tamu, serta masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra lodging yang baik.
Bagian-bagian Kantor Depan
Bagian front office ada bermacam-macam. Banyak sedikitnya bagian di kantor depan tergantung pada beberapa aspek sebagai berikut:
1. Banyak sedikitnya pekerjaan yang ada di inn.
2. Sistem standar inn yang dianut.
3. Cara pembagian pekerjaan atau tugas-tugas yang ada di dalam bagian.
Pada umumnya, bagian kantor depan terdiri dari beberapa seksi berikut ini.
1. Pemesanan Kamar (Reservation)
bagian reservation adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut segala sesuatu atas pemesanan kamar lodging, baik untuk keperluan perseorangan maupun untuk kelompok (bunch). Tugas utamanya adalah menjawab permintaan pemesanan kamar inn dan memproses seluruh pemesanan kamar inn.
2. Penerimaan Tamu (Reception)
bagian gathering adalah bagian yang melaksanakan seluruh kegiatan yang menyangkut goodbye cara dalam menyambut tamu, baik yang akan menginap maupun yang akan meninggalkan inn. Bagian gathering bertugas mencatat information pribadi tamu yang akan menginap serta mendistribusikan informasi mengenai kedatangan tamu kepada departemen yang lain.
Tugas utama dari assistant adalah menjual kamar inn. Oleh karena itu, pengetahuan mengenai kamar-kamar lodging merupakan kunci keberhasilan penjualan kamar. Seorang secretary harus mengetahui tipe-tipe kamar, letaknya, kelengkapan kamar, tarif, isi kamar, serta dapat memberikan keterangan mengenai kamar yang diminta untuk tamu yang akan menginap di lodging. Rincian tugas gathering adalah sebagai berikut.
- Menyambut tamu tiba.
- Memproses pendaftaran tamu.
- Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.
- Menangani kunci kamar tamu.
- Menjawab telepon dengan cepat and ramah.
- Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar dan rest out.
- Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
- Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan layanan inn.
- Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu dan kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di inn.
3. Data, keys and mail
bagian ini bertugas menangani informasi, surat-surat, dan kunci kamar inn untuk lodging dan untuk kepentingan tamu.
4. Telephone utility
bagian ini bertugas menangani kegiatan yang menyangkut seluruh pelayanan telepon dari inn dan ke lodging baik untuk kepentingan inn maupun kepentingan tamu.
5. Front Office Cashier
FO Cashier bertugas melayani pembayaran rekening pada saat tamu lodging akan menyelesaikan pembayaran rekening inn
Akomodasi Perhotelan Front Desk Front Office GRO inn Info Istilah Job Description Kantor Depan Reception Reservasi Reservation SOP
Posting Komentar